了解了審計的方法之后，我們對各種檔案的管理就很在意，一定要有條理，不管找什么資料，五分鐘之內(nèi)必須能找出來；如果五分鐘內(nèi)找不出來，那就說明檔案管理存在問題?；萜盏膶徲嬌婕暗狡髽I(yè)管理的很多方面，其中一項是關(guān)于保密資料的管理。公司有明確的規(guī)定：

凡是屬于公司機密的文件資料，當事人必須妥善保管；如果放在辦公桌的抽屜里，必須鎖上。如果鎖在抽屜里的保密文件被人撬開拿走了，當事人不承擔任何責任；但是如果把保密資料放在抽屜里而沒有上鎖，那么一旦保密資料丟失的話，當事人就要承擔100％的責任。

記得有一次，審計人員到北京后，接待人員把他們安排好酒店住宿之后就回去了，雙方約定第二天早上9點開始開會，并發(fā)給每位審計人員一張進出辦公室的門卡。

這些人吃過晚飯后決定臨時抽查保密文件的管理情況，于是他們來到辦公室，開始檢查每個人的辦公桌，看哪些辦公桌的抽屜是沒有上鎖的，然后去檢查這些沒有上鎖的抽屜里面是否有保密資料。

如果沒有上鎖的抽屜里有保密資料，審計人員就在該員工的桌子上貼一張小黃條，寫明“你的保密資料沒有保管好”。

整個公司所有的抽屜都檢查一遍之后，審計人員當晚就做出了一個分析報告：一共檢查了多少員工的桌子，有多少員工存在保密資料未上鎖的情況，這些人在各個部門的分布等分析數(shù)據(jù)。

第二天到公司開會時，這些人就將保密資料的管理審計報告給大家做了通報，出其不意地完成了該項審計。

審計人員在審計過程中一旦發(fā)現(xiàn)某位員工存在問題，他們會很禮貌地給員工解釋這個問題的嚴重性，說明這個問題給公司的管理會帶來的危害，從而使員工口服心服。

當然他們在與被審計人員溝通時，一般都很有藝術(shù)性，體現(xiàn)了他們高超的溝通技巧。

比如，當發(fā)現(xiàn)某個員工有問題時，審計人員開始時會把問題說得比較嚴重，并解釋說：

如果這個問題持續(xù)下去的話，將來會有什么嚴重的后果，讓員工越聽越害怕，甚至會汗流浹背。

如果員工發(fā)現(xiàn)問題后能積極配合，態(tài)度很好，并沒有刻意編理由，或者推脫責任，甚至試圖欺騙審計人員，審計人員在打分時一般都會手下留情，本來應該給嚴重警告的，現(xiàn)在只給一個警告(也許本來就應當給警告，只不過虛張聲勢罷了)。這樣做的結(jié)果，是讓當事人感覺到審計人員放了自己一馬。

盡管審計人員很嚴格，很認真，不過還算寬容，從而體現(xiàn)出一些人情味。

這是公司的普遍做法：檢查的時候很嚴格，處理的時候略微輕一點，只要能起到警示作用，讓大家盡快改正就達到目的了。

為了讓企業(yè)健康地發(fā)展，必須建立嚴格的監(jiān)督約束機制。就像人要定期體檢一樣，企業(yè)也需要體檢，以便及早發(fā)現(xiàn)問題，及時采取措施。

4.用嚴格的制度避免

管理人員濫用職權(quán)盡管在惠普的企業(yè)文化里是假定人性善，相信每一個人都有把工作做好的愿望，并通過合理的授權(quán)使各級管理人員有相當?shù)淖灾鳈?quán)，但是授權(quán)與監(jiān)控必須同時存在，否則就容易出現(xiàn)“一抓就死，一放就亂”的局面。

企業(yè)要給各級管理人員授權(quán)，就必須具備相應的預算體系。關(guān)于預算體系在第五章已經(jīng)介紹過，這里就不重復了。有了預算，各級管理人員就可以決定本部門的資金如何支配，并通過實時的調(diào)控來保證預算的執(zhí)行，避免出現(xiàn)超支的問題。這就賦予各級管理人員一定的財權(quán)。

有了預算，接下來的工作就是編制各級管理人員的簽字權(quán)限表。公司每年都會根據(jù)市場環(huán)境的變化對簽字權(quán)限表進行修正并予以公布，從總經(jīng)理到職能經(jīng)理(總監(jiān))，從中層經(jīng)理到基層經(jīng)理，每個人都知道自己的簽字權(quán)限是多少。這樣既保證了工作的效率，也實現(xiàn)了有效的監(jiān)控，因為有些項目只有職能經(jīng)理(總監(jiān))以上的管理人員才能簽字，有些項目只有財務總監(jiān)有簽字權(quán)，有些項目只有總經(jīng)理有簽字權(quán)等等，詳見管理人員簽字權(quán)限矩陣(表8-2)。

有了簽字權(quán)限表，接下來的事情就是按照申請和審批流程辦事。一般說來，數(shù)額比較高的花費都要先有計劃，再有申請，最后是費用報銷，而小額報銷則沒有中間的申請環(huán)節(jié)。計劃就是我們上面說的預算，申請就是每次花費時(付款前)相關(guān)人員要填寫相應的申請表格，表示這筆錢馬上要花了，并有背景材料作為支持(比如多家供應商的對比文件，供應商的付款通知，一份活動計劃等)，根據(jù)這筆錢的數(shù)額和簽字權(quán)限表就知道哪一級經(jīng)理簽字就可以了，只要是計劃內(nèi)、預算內(nèi)的花費，不需要更高級別的管理人員簽字。如果是計劃外，或者預算外的項目，則需要更高級別的管理者介入。這時候批準的是付款申請，等到實際費用發(fā)生后，根據(jù)實際數(shù)額(對方發(fā)票上的數(shù)字)進行報銷；如果實際花費與付款申請沒有偏差，則相關(guān)人員簽字后財務部就付款了；如果實際花費數(shù)字與付款申請數(shù)字有出入，則申請者需要解釋，甚至需要更高級別的管理者介入。表8-2管理人員簽字權(quán)限矩陣

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