——以對外經(jīng)濟貿易大學為例

對外經(jīng)濟貿易大學校友總會　馮利　張瑞　蘇隆中

【摘要】校友工作信息化建設是開展校友工作的前提，是高校校園信息化建設的重要組成部分，是滿足校友需求的有效途徑。校友信息化建設過程中由于歷史遺留問題、經(jīng)費統(tǒng)籌問題、缺乏總體規(guī)劃、觀念落后，導致了體制孤島、資金孤島、標準和信息孤島、應用孤島四個方面的問題。本文基于可操作性理念，有針對性地給出了五條對策：確立發(fā)展的戰(zhàn)略理念，建立有效的CIO機制；提高資金的利用效率，建立多元的資金渠道；打破信息化部門壁壘，建立統(tǒng)一的標準機制；更新數(shù)據(jù)庫建設理念，建立同步周期數(shù)據(jù)庫；拓展新媒體信息視野，建立移動信息分享平臺。

【關鍵詞】校友；信息化建設；高校；CIO機制；數(shù)據(jù)庫

校友是一個對母校有著天然高度認同感的群體，是保證高校持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，對高校的改革和發(fā)展有著不可替代的重要作用。在當今多元化和復雜化的社會發(fā)展進程中，校友在其職業(yè)領域和社會上的地位對高校的整體辦學水平和社會聲譽起著極大的正面導向作用，如何進一步整合開發(fā)校友資源，深度有效挖掘校友的潛力，實現(xiàn)校友資源的合理利用，已然成為當下所有高校校友工作的當務之急。然而，對校友資源的任何開發(fā)、整合、利用和挖掘都離不開對校友資源的管理，因此，如何充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡技術，提升高校校友工作信息化建設水平，已成為信息化背景下各高校開展校友工作不得不面對的一項重要課題。

一、校友工作信息化建設的必要性

1.校友工作信息化建設是開展校友工作的前提

在當今社會高度信息化的大環(huán)境下，信息以及信息的有效性顯得尤為重要，校友工作信息化的建設實際上是校友工作的信息化。分布在國內外各地區(qū)不同領域、不同崗位的校友們是校友工作開展的主要對象和主體，如何聯(lián)系到這些校友，以及聯(lián)系到這些校友后如何保持、維護和進行互動，是開展校友工作的基礎和重中之重。因此，聯(lián)系到校友，確保聯(lián)系渠道暢通，建立扎實完整的校友信息數(shù)據(jù)庫，是校友工作信息化的基石，是開展校友工作的前提。校友工作信息化建設的首要任務即是收集校友信息，掌握盡可能完整的校友信息是開發(fā)挖掘校友資源的基礎，通過現(xiàn)代化網(wǎng)絡技術和管理手段的運用，對收集到的信息進行分類整理和組合，以提高校友信息管理和開發(fā)的工作效率。^[1]

目前校友工作中收集的校友信息主要包括最為基礎的姓名、性別、學歷、專業(yè)、畢業(yè)年份等基本信息，這些信息相對準確，且不會隨時間而改變；但是由于受到工作方式和生活節(jié)奏的影響，校友的聯(lián)系電話、工作單位、通訊地址等信息變化相對頻繁，且校友數(shù)量龐大并逐年增加，因此，如果利用傳統(tǒng)方式，則校友信息的更新將會變得極為不易；此外，校友返校收集到的校友信息、各院系自身收集匯總的校友信息，此類信息冗余度極高，如果不借助于校友信息化的建設，這些問題將會成為有效開展校友工作的瓶頸，不僅嚴重降低工作效率，而且很難實現(xiàn)校友信息及時更新和匯總整理。因此，全面實施校友工作信息化建設刻不容緩。

2.校友工作信息化建設是高校校園信息化建設的重要組成部分

高校校園信息化的服務對象主要是在校在讀師生。一方面，校友作為已經(jīng)畢業(yè)的學生并不在高校校園信息化的服務范圍內，因此，校友工作信息化建設是對高校校園信息化建設的有效補充，校友工作信息化建設承擔著管理每年從學生管理系統(tǒng)中“被退出”的學生信息的任務，但是管理方式又與現(xiàn)有的學生管理系統(tǒng)存在很大差別；另一方面，現(xiàn)在的在校生即是未來的校友，加強在校生的校友意識的培養(yǎng)本身就是校友工作的一部分，將在校生的相關信息納入到校友工作信息化系統(tǒng)中，可以有效地扭轉“培養(yǎng)一批學子，丟失一批校友”的窘境，從而助推高校信息化的全面、系統(tǒng)建設。

3.校友工作信息化建設是滿足校友需求的有效途徑

校友離開母校走向社會，分布在海內外各地，雖不能經(jīng)?；啬感Ｌ皆L，卻會異常思念、牽掛母校，并想要了解母校的最新發(fā)展。定期推送校友通訊、文字、圖片、聲音、視頻等，可以生動直觀地展示母校近況，緩解校友的思念之情。很多校友愿意回報母校，為母校的發(fā)展做貢獻，但是地域不便和煩瑣的手續(xù)又使校友“望而卻步”；設立專門的、安全的、簡易的在線捐贈系統(tǒng)，不僅可以方便校友隨時隨地捐贈，而且也有助于對校友捐贈信息進行反饋。校友們畢業(yè)后，往往需要尋找昔日的同窗、了解老同學的信息并建立聯(lián)系，面對龐大的數(shù)據(jù)量和不斷更新的聯(lián)系方式，要想滿足校友們的需求，必須依靠校友工作信息化的建設。因此，校友工作信息化的建設也是為校友服務的，是滿足校友與校友之間、校友與母校之間溝通交流需要的有效途徑。