■

在陪同領導訪問客戶時，秘書如果能配合他們，尊重他們，不僅能增進上下級的關系，而且在客戶眼中會認為你是一個應對得體的好幫手，從而提高公司的信譽。

6.秘書隨從事務的工作程序

秘書隨從事務的類型很多，諸如隨領導進行商務調查研究、隨領導出席會議、談判、商務出訪（出縣、出省、出國）。隨從事務，往往內容不同，時間有短有長，但其工作程序卻大致相同。

以隨從領導出訪為例，其工作程序大致可分為三個階段。

（1）準備階段

當領導確定出訪后，秘書要在出發(fā)前做好充分的準備工作，包括思想、組織、物質和資料等方面的準備工作。

①思想準備。秘書要了解商務出訪的意圖、目的；出訪的內容和重點；邀請單位和對象?參加出訪的有關人員；出訪的大致日程安排；希望邀請單位做哪些準備工作等。

②組織準備。秘書要根據領導指示，擬訂出訪方案；通知有關部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進行編組和分工；組織所有人員參加預備會，聽取領導關于預備工作的指示，學習有關文件，布置具體任務；印發(fā)出訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián)系，使其有所準備。

③資料準備。秘書要收集：邀請單位的歷史沿革、領導班子、當前工作狀況及評價的資料；同出訪工作相關的領導指示政策、法規(guī)性文件；同出訪中心內容相關的理論和典型經驗方面的資料；有關出訪地?的地理、氣候、交通情況以及風?人情方面的資料。

④物質準備。秘書要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費以及照相機、錄音筆等物品。

（2）出訪階段

①做好組織安排。領導商務出訪免不了有察看商品生產現(xiàn)場、召開座談會或個別訪問等形式。這就要求隨從秘書為其安排好時間、地點和有關人員。無論哪種活動，隨從秘書都要做好記錄，以便事后分析、研究。秘書看到、聽到的情況要及時、準確地向領導匯報。

②主動提出建議。在出訪階段，隨從秘書如發(fā)現(xiàn)問題，應主動向領導提出如何處理的建議。

③及時同本企業(yè)聯(lián)系。在領導出訪期間，秘書要同企業(yè)總部及時溝通信息。如將外出領導的活動情況及時用通訊工具告知企業(yè)，使企業(yè)留守領導者掌握外出領導的狀態(tài)。同時也要從企業(yè)內部獲取信息，使外出領導及時了解本企業(yè)的工作動向，保證領導信息靈通，以利領導作決策。

④處理好日常事務。隨從秘書要主動處理日常的事務工作。在組織安排中碰到人事、時間、地點等方面的矛盾，要主動協(xié)調，盡量做到事半功倍，提高效率，還要盡可能保證領導的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。

（3）結束階段

隨從秘書要做好出訪活動的善后工作?這個階段主要有：

①做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預定好車、船、機票，安排好途中食宿，確保領導的安全。

②整理調查資料。回企業(yè)后，要把出訪中發(fā)現(xiàn)的問題整理歸納成條，提出改進工作、解決問題的建議。

③抓緊有關問題的落實。在出訪時，領導答應辦的事，回企業(yè)后，秘書要及時通知、督促有關部門落實，做到言而有信。

④報銷差旅費。隨從秘書要協(xié)助領導結算開支、報銷差旅費、償還預借款。

⑤回顧總結。隨從秘書要對自己跟隨領導出訪期間的工作進行回顧總結，主動征求領導的批評、幫助，對秘書自身的提高不失為一種有效的辦法。