會(huì)議記錄的質(zhì)量如何，將直接影響其日后轉(zhuǎn)化為檔案的質(zhì)量。因此，秘書(shū)必須重視會(huì)議記錄工作。

5.秘書(shū)陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪應(yīng)注意哪些方面

許多時(shí)候，秘書(shū)需陪同領(lǐng)導(dǎo)出訪客戶。在這個(gè)時(shí)候，領(lǐng)導(dǎo)和秘書(shū)的配合程度直接關(guān)系到公司的形象，作好陪同工作是對(duì)秘書(shū)工作的基本要求。比如有重要的契約或接受訂貨時(shí)，必須與領(lǐng)導(dǎo)同行，這時(shí)一般有兩種情況要注意：

第一種是客戶和領(lǐng)導(dǎo)有直接的關(guān)系。這時(shí)作為秘書(shū)，應(yīng)該站在輔助的地位，和客戶初次見(jiàn)面時(shí)應(yīng)該親切地寒暄，并且作適當(dāng)?shù)淖晕医榻B，第一次就要給對(duì)方留下一個(gè)印象。在整個(gè)談話過(guò)程中，要不卑不亢，給人以良好的感覺(jué)。

當(dāng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)談話時(shí)，陪同的秘書(shū)應(yīng)該細(xì)心地傾聽(tīng)。如果對(duì)方有問(wèn)題問(wèn)你，你要直接或間接地征詢領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)，然后給對(duì)方以滿意的回答。

在談判過(guò)程中，如果領(lǐng)導(dǎo)和客戶在某個(gè)方面爭(zhēng)論得比較激烈，你要適時(shí)地從中打圓場(chǎng)。

在商談結(jié)束時(shí)，無(wú)論成交還是不成交，都不要被當(dāng)時(shí)的氣氛所影響，應(yīng)盡賓主之儀，親切地道別，不要讓對(duì)方有這樣的評(píng)價(jià)：“這個(gè)公司的人員怎么一點(diǎn)禮貌都不懂？”或是：“這個(gè)公司領(lǐng)導(dǎo)還不錯(cuò)，可用人不太精明，怎么選了這么不懂禮貌的人來(lái)陪同？”

還有一種情況是領(lǐng)導(dǎo)訪問(wèn)自己所熟悉的客戶。這時(shí)首先要注意的是前面已講過(guò)的不要“越位”，應(yīng)該將自己立于領(lǐng)導(dǎo)和客戶之間的中間人立場(chǎng)，使領(lǐng)導(dǎo)有許多講話的機(jī)會(huì)。

在領(lǐng)導(dǎo)與客戶商談時(shí)，應(yīng)該注意領(lǐng)導(dǎo)的談判技巧和應(yīng)對(duì)方式，并且要充分掌握氣氛。氣氛過(guò)“熱”時(shí)，適當(dāng)?shù)亍敖禍亍保纾骸皝?lái)，大家先喝杯茶?！睔夥者^(guò)“冷”時(shí)，不時(shí)地“加溫”，可以說(shuō)：“這茶不錯(cuò)，你們認(rèn)為呢？”這樣適度地轉(zhuǎn)移話題，解除尷尬，才不失為中間人的身份。

當(dāng)然，這時(shí)也不能一味地騎墻，畢竟商談是為了本公司的利益。因此，你要不太顯露地為本公司出力。比如當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在談判中進(jìn)一步向?qū)Ψ教釂?wèn)時(shí)，你可以若無(wú)其事地推動(dòng)；當(dāng)你認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)談判的內(nèi)容不當(dāng)或有必要進(jìn)行更正時(shí)，應(yīng)該很默契地助領(lǐng)導(dǎo)一臂之力。

但是，你也不要過(guò)多地同領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系以求占得上風(fēng)，這樣會(huì)使對(duì)方提高警惕，產(chǎn)生戒備心理，對(duì)雙方的相互溝通無(wú)益。況且，有領(lǐng)導(dǎo)在場(chǎng)，你也大可不必過(guò)多地參與商談的主要內(nèi)容，領(lǐng)導(dǎo)心中自然是有數(shù)的。