〔解答〕在黨政公文主要文種中，“函”是唯一的一個平行文。按照黨和國家行政機關公文法規(guī)的規(guī)定，“函”是不相隸屬機關之間相互商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時使用的文種。函在實際行文中形成了多種類型。

從內容作用上看，包括以下幾個方面。

1．申請函。

申請函，即向無隸屬關系的有關主管部門請求批準事項的函。

2．商洽函。

商洽函，即用于請求協助、商洽解決辦理某一問題的函。

3．詢問函。

詢問函，上下級或同級之間均可使用，如上級向下級詢問工作情況或某一具體事情，下級向上級機關及主管部門詢問有關方針、政策和工作中遇到界限不明確的問題等。

4．答復函。

答復函，上級答復下級詢問、平級相互答復事項及審批答復時使用的函。

5．告知函。

告知函，平級或不相隸屬單位之間相互通知事情時使用的函，其內容均屬周知事宜，不得帶有指揮的性質。

“函”在建國前就被廣泛使用，早在1940年和1942年，我晉察冀邊區(qū)行政委員會和陜甘寧邊區(qū)政府就將“函”列為正式公文文種。在當代社會中，“函”已成為聯系工作、傳播信息、溝通情況、贏得理解和支持的重要手段。隨著我國改革開放的深入，商品經濟的發(fā)展，流通領域的活躍，橫向聯系的擴大，“函”在公務活動中的作用必將越來越大。

“函”的內容結構一般由以下幾個部分組成。

1．標題?；旧嫌伞叭亍睒嫵?，即“制文機關”、“事由”與“文種”，如《中國科學院關于商洽建立全面協作關系的函》。

2．正文。一般是由兩個層次組成：

一是制文的依據、緣由與背景，即為什么要發(fā)函。如“申請函”開端部分“為什么要申請”的內容，“商洽函”開端部分“提出商洽問題的原因”，“答復函”的開端部分“所引來文的標題及發(fā)文字號”等。例如“我局所屬區(qū)食品公司，擔負著該地區(qū)豬、禽、蛋的購銷任務。根據商業(yè)部及市政府關于實行一條龍經營的方針，區(qū)供銷社經營的收購業(yè)務移交給區(qū)食品公司。但由于區(qū)供銷社房屋緊張，只交了業(yè)務，未移交房屋，豬、禽、蛋收購無地方?！边@是市第二商業(yè)局寫給市規(guī)劃局《關于區(qū)食品公司建立食品購銷站征用土地的函》的第一層次內容。

“你廠于2007年1月，從我廠借去資金11萬元，作為貴廠勞動服務公司開辦費，當時議定年內償還”。這是2008年1月10日市第一變壓器廠寫給市第七變壓器廠催還借款的第一層內容。

二是申請、商洽、回復的具體事項。以前述的那份“催款函”為例，其第二層次內容是：“目前，正在編制2008年財務決算，為及時搞好各類款項的清理結賬，望貴廠能將所借款項于1月20日前歸還我廠?！?/p>

3．結尾。屬申請及商洽事項的函，通常結尾要寫“可否，請審批”、“同意否，望請復函”等；答復函一般可寫作“特此復函”。

寫好“函”的要領包括以下五點。

1．敘事清楚，說理有節(jié)。

“公函”是代表機關向外聯系工作、告知、商洽事情、請求支持幫助的公文文種。欲要對方理解、接受、支持，取得圓滿的效果，首先敘事要清楚、明白；其次就要說理有節(jié)，令人信服。如果這兩點做不到，對方不能充分理解提出要求的背景，不能激起感情上的共鳴，他就不能千方百計地幫助你解決問題。而要做到上述兩點：一是善于思索，整理好思路，占有一定的材料；二是用懇切、謙和的語言表述，避免使用“你們要……”，“你們不要……”，“否則，由此引起的一切后果由你方承擔全部責任”及“承蒙關照”等命令、聲討和客套、寒暄、過分感激的語體；三是提出的意見、辦法、請求符合對方的實際情況。

2．入木三分，用語平和。

當遇有屬于糾紛、交涉性的事情，相互致“函”時，也要注意掌握分寸，抑制過激詞語，做到敘事入木三分，但用語要顯得平和，即“外柔內剛”，切不可使用怒斥、討伐等語調。俗話說“有理不在聲高”，這是由“函”文種的性質所決定的。例如1941年1月20日中共中央革命軍事委員會為《皖南事變發(fā)表的命令和談話》，（《毛澤東選集》第二卷）與《共產黨七參政員為重申不能出席本屆會議理由復參政會函》（1941年3月8日，《中共中央文件選集》第13卷），同屬針對“皖南事變”的，但由于文種形式不同，其語氣卻大相徑庭，前者語氣十分強勁、激烈，后者措詞雖也激烈，但又十分講究尺度，有理有節(jié)。這就更使我們領略到“函”的寫作用語特色。

3．短小精悍，注意技法。

“短小精悍”是指寫函不必詳述過程，不必大發(fā)議論，要求字約意豐；“注意技法”是指公函的撰寫應根據具體內容，推斷對方見函后的心理特征，采用不同的寫法。比如，以答復函為例，假若屬于肯定性的開頭就可以將答復的內容提出，后面再敘述其他有關事宜。這樣既能使對方充分掌握函的內容，也能促進單位之間的密切合作關系。假若屬于否定性的，開頭就不宜將否定的內容提出，而應是先簡明、懇切地說明理由，最后表明否定態(tài)度，這樣能使對方諒解，感到否定是正常的、合理的，不致產生誤解和反感。

4．不能將“函”遺忘。

“函”不僅在革命戰(zhàn)爭時期被廣泛使用，而且在當前也是黨政公文中一個十分活躍的文種。因為平級或不相隸屬單位之間行文要用“函”，向有關主管部門請求批準事項也要用“函”。上級與下級相互詢問事宜或上級答復下級也可以使用“函”，從這三點足以說明“函”的使用頻率是多么高。但是實際情況恰恰相反，在上述兩方面的情況中，一些單位往往不用“函”，而用通知、請示與批復，從而使“函”處于“被公文遺忘的角落”。為了保證黨和國家公文法規(guī)的貫徹落實，切實促進機關工作的科學化程度，我們應當把“函”從被通知、請示與批復的“淹沒”下解救出來，恢復它在公文處理中應有的地位與作用。

5．要準確理解“函代批復”。

對于下級機關的“請示”，由上級機關進行批復時要使用“批復”，但當這種批復是由上級機關的辦公廳（室）代行時，由于它們之間形成了一種平行關系，故用“函”代行“批復”來行文，這就是人們通常所說的“函代批復”。因為從公文外形上看它是一份“函”，而實質上是一份千真萬確的“批復”。“函代批復”里的“代”字，萬萬不可當做“代替”來理解，而是強調它的實質，是形式與內在的完整與統一。