1．文件頭部分

位于公文首頁(yè)上端，一般約占16開(kāi)公文用紙的1/3面積，印有發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文字號(hào)、秘密等級(jí)、緊急程度、印數(shù)編號(hào)和上行文簽發(fā)人等。

2．正文部分

（1）標(biāo)題

標(biāo)題是公文的基本組成部分。一般由行文機(jī)關(guān)名稱、發(fā)文事由和文件種類三部分組成。標(biāo)題中不使用逗號(hào)，標(biāo)題的最后也不加句號(hào)，僅在并列的詞或詞組中間加頓號(hào)或書(shū)名號(hào)。

（2）正文

正文是公文的主體部分，是公文最基本、最重要的內(nèi)容。正文一般由開(kāi)頭、主體和結(jié)語(yǔ)三方面構(gòu)成、但文種不同，寫(xiě)法各異。

（3）附件

附件是附在公文正件之后的文件，是公文的重要組成部分。如果沒(méi)有說(shuō)明，其效用與正件相同。主要作用是：使正件的內(nèi)容具體化和完善化，為受文者正確理解、辦理和貫徹執(zhí)行提供補(bǔ)充說(shuō)明的依據(jù)材料和參考材料。

（4）公文簽發(fā)機(jī)關(guān)

即公文成文機(jī)關(guān)名稱。落款時(shí)要寫(xiě)機(jī)關(guān)全稱，不得濫用簡(jiǎn)稱。如“山東省計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會(huì)”不能寫(xiě)成“山東計(jì)經(jīng)委”。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，主辦機(jī)關(guān)在先，其他機(jī)關(guān)按公文內(nèi)容涉及面大小依次排列。

（5）發(fā)文日期

即成文的具體年月日。無(wú)論哪種書(shū)寫(xiě)形式，均要求年月日三者俱全，缺一不可。成文年月日一律用漢字書(shū)寫(xiě)，一般不用阿拉伯?dāng)?shù)字。所落日期，凡一般性公文，以領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)；會(huì)議通過(guò)的文件，以會(huì)議通過(guò)之日為準(zhǔn)；法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)；幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之日為準(zhǔn)。

（6）印章

公文必須加蓋簽發(fā)機(jī)關(guān)印章，這是證明公文合法性的憑證。印章要蓋在公文末尾發(fā)文日期處，以印章的下部邊緣騎年壓月，上大下小。聯(lián)合發(fā)文的排列順序應(yīng)與文件頭上的排列順利一致，可不壓年蓋月。

（7）附注

公文如要附加說(shuō)明發(fā)至范圍，可否登報(bào)等，要用圓括號(hào)注明，頂格標(biāo)在發(fā)文日期的左下端。

3．文件尾部分

文件尾部分在公文末頁(yè)下部，用間隔橫紅與正文部分加以區(qū)別。主要包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印刷份數(shù)等。

（1）主題詞

主題詞是公文主題的核心內(nèi)容，但又不是完全為了表現(xiàn)主題而確立的，可以從全文的整體中篩選、提煉。書(shū)寫(xiě)排列一般不用考慮語(yǔ)法結(jié)構(gòu)，不一定表達(dá)完整的意思。其位置在文件尾部分橫線之上，由左向右排列。詞與詞之間空一格，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。一般由3～5個(gè)詞或詞組構(gòu)成，準(zhǔn)確地反映出全文的內(nèi)容特征和歸屬類別。

（2）抄送機(jī)關(guān)

抄送機(jī)關(guān)是送達(dá)的平行機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)。

（3）印刷份數(shù)

用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)明“共印××份”并用圓括號(hào)括上。