堅(jiān)持和專注需要我們反復(fù)修煉、不斷強(qiáng)化，是我們終其一生要修煉的功課，那么，接下來就是必備的管理技巧，一共有五個(gè)技巧，它們并不難掌握。

當(dāng)有了清晰的職業(yè)發(fā)展方向時(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)工作中依然還會(huì)有很多的苦惱，比如，我們不知道如何實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)，找不出時(shí)間去提升自己暫時(shí)還欠缺的能力等，關(guān)于時(shí)間管理方面的煩惱占了很大的比例，我概括并列舉如下：

◎ 時(shí)間有限、工作無限。

◎ 總被支配，沒法計(jì)劃。

◎ 正事沒做，小事一堆。

◎ 努力工作，卻不快樂。

以上四點(diǎn)我在眾多人的訪談中歸納出的最為典型的四種狀態(tài)。其實(shí)，每個(gè)人都有自己管理時(shí)間的心得和技巧，每個(gè)人都有著自己獨(dú)特的工作方式。我把最有效、最具典型的管理技巧總結(jié)出來，與大家一起分享。它一共有5個(gè)技巧，為了便于記憶，概括來說就是“ART”和“雙F”。

“ART”分別代表排序（Arrange）、記錄（Record）和期限（Time limit）。

首先來看A：排序（Arrange）。我們在工作中必須要養(yǎng)成一種基本的思維，便是分類別處理事務(wù)，即學(xué)會(huì)對多項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行必要的取舍和適當(dāng)?shù)呐判颉Ｔ谖覀兊恼J(rèn)識中，各項(xiàng)工作任務(wù)必須做到：輕重有別、緩急有序，否則一定會(huì)是眉毛胡子一把抓。

◎ 我們必須明確的是衡量我們工作完成好壞的標(biāo)準(zhǔn)是什么？

◎ 公司的戰(zhàn)略重點(diǎn)在哪里？

◎ 主管領(lǐng)導(dǎo)最重視的工作任務(wù)是哪些？

◎ 我們自身將來的職業(yè)發(fā)展方向是什么？

這些問題是我們針對多項(xiàng)工作任務(wù)進(jìn)行排序時(shí)思考的標(biāo)準(zhǔn)和指南。任何一個(gè)問題來到你的面前，你首先想的一定不是：“我如何才能很好地完成它？”，而是另一個(gè)更為重要的問題，那便是：“這項(xiàng)工作對于我意味著什么？”。我簡單概括了如下的四個(gè)步驟供大家思考：

◎ 選擇手中的各項(xiàng)工作。

◎ 刪除事務(wù)性瑣碎工作。

◎ 閱讀規(guī)劃并授權(quán)工作。

◎ 做真正重要頭等大事。

我用圖2-1～圖2-5來幫助大家建立初步的排序思維方式，每個(gè)人可以根據(jù)自己的工作內(nèi)容進(jìn)行改良，只要達(dá)到“輕重有別、緩急有序”的效果就可以。

圖21排序思維方式1圖22排序思維方式2

首先，我們來看圖2-1中橫軸從左至右表示緊急程度由弱變強(qiáng)，豎軸從下至上表示重要程度由弱變強(qiáng)。很顯然，我們不難得出這樣的結(jié)論（也就是圖2-2所表示的順序）：

◎ 塊區(qū)1最為重要。

◎ 塊區(qū)2次為重要。

◎ 塊區(qū)3比較緊急。

◎ 塊區(qū)4最沒意義。

圖23排序思維方式3圖24排序思維方式3

其次，我們再來看圖2-3，依據(jù)上面我們所劃分出來代表不同重要和緊急程度的塊區(qū)，相應(yīng)地對待不同類別任務(wù)的處理方法就形成了：

◎ 對待最為重要的1類事務(wù)，我們必須“立即執(zhí)行”。

◎ 對待次為重要的2類事務(wù)，我們需要“計(jì)劃進(jìn)行”。

◎ 對于比較緊急的3類事務(wù)，我們盡量“授權(quán)出去”。

◎ 對于最沒意義的4類事物，我們可以“堅(jiān)決不辦”。

我們可以想象一下，一個(gè)人整天都像救火隊(duì)員一樣忙于最為重要的1類事務(wù)，他必定會(huì)感到工作有強(qiáng)大的壓力，神經(jīng)和身體都很難真正放松下來，我們就把這類人統(tǒng)稱為“壓力”一族。

誰都不愿意每天充當(dāng)公司里的救火隊(duì)員，那樣對身心沒什么好處，但是誰都愿意自己的工作是較為重要的，但別太緊急才好。因此，能夠很好地管理時(shí)間，讓自己的日常工作更多是在從事重要的事情，但不是很緊急的，是最為理想的狀態(tài)，我們就把這類人統(tǒng)稱為“從容”一族。

接著我們再來看，有些人總是看上去很忙，似乎公司離了他就不運(yùn)轉(zhuǎn)了，可當(dāng)考核他的工作業(yè)績時(shí)，卻又是平淡無奇，那么他每天都在做什么呢？正如我們在進(jìn)入討論時(shí)間管理技巧時(shí)談到的“正事沒做，小事一堆”，所以，我們姑且就把這類人統(tǒng)稱為“無聊”一族。

最后我們會(huì)發(fā)現(xiàn)有些人完全是公司里的負(fù)擔(dān)，他們每天總是一副“天塌下來都和他們無關(guān)”的狀態(tài)，做些毫無意義、漫無邊際的工作。我們把這類人統(tǒng)稱為“報(bào)廢”一族。

正如上面的圖2-4所表示的，我們整理一下自己的工作任務(wù)、審視一下自己的工作成果，悄悄問問自己：我們屬于哪一類呢？

圖25排序思維方式5再來看圖2-5，我們提倡日常的工作多數(shù)是在忙于第2類事務(wù)，即重要但不是很緊急的事務(wù)，這樣我們就會(huì)很從容，先緊后松、謀定而后動(dòng)，能夠給自己留下很多寬松的余地和彈性的空間；但是偶爾冒出來的緊急又重要的事情，要求我們有極強(qiáng)的執(zhí)行力，兵貴神速，一次性完成，但這類事要越少越好，否則很容易被別人看成是“救火隊(duì)員”。我們要做的是“安全員”，防患于未然，運(yùn)籌帷幄之中，決勝千里之外；比爾·翁肯(Bill Oncken)發(fā)明了一個(gè)特別有意思也很形象的理論，用來告訴大家高效管理的一個(gè)理論，也是時(shí)間管理的一種思維方式，叫做“背上的猴子”。這個(gè)理論有意思的是：把“下一個(gè)動(dòng)作”或者是我們每個(gè)人身上需要承擔(dān)的工作任務(wù)稱為“猴子”，很顯然，誰身上的猴子越多，誰的壓力就會(huì)越大。每個(gè)人都要管理好自己背上的猴子，是誰的猴子就應(yīng)該由誰管理，而不應(yīng)出現(xiàn)過多“代管”或者“不管”的現(xiàn)象。我在圖2-5里塊區(qū)3上寫著“巧妙還猴”就是來源于這個(gè)理論，意思是要告訴大家：對于你而言不是至關(guān)重要的工作但是又不得不做的工作，你就可以想辦法授權(quán)出去、分工給他人，也就是說把猴子還給他們真正的主人，這樣可以有效地避免出現(xiàn)盲目工作、忙碌而不高效的工作狀態(tài)。最后要說的是塊區(qū)的第4類事務(wù)，工作上的這類事務(wù)基本上你是可以不用花費(fèi)時(shí)間和精力去處理的，也沒有必要去麻煩他人，直接丟掉、刪除或者把他們放置在這里，一段時(shí)間之后他們就會(huì)自然消失。我在上面寫著“盡量避免，怡情養(yǎng)性”的意思還有一層，就是在我們的生活中，有些事情對于目標(biāo)可能是絲毫沒有意義的，但是我們又必須去做，那就權(quán)當(dāng)是修煉自己的涵養(yǎng)、怡情養(yǎng)性了，千萬不可因?yàn)槲覀冎懒诉@種排序方式而對這類事務(wù)產(chǎn)生逆反心理，那樣我們非但不會(huì)高效，反而會(huì)影響了我們的快樂心情，那就得不償失了。

圖26排序思維方式6通過上面的五張圖，分析后可以進(jìn)行匯總，并得出圖2-6。我經(jīng)常有這樣的感受：道理明白了，理解也夠了，但是很容易遺忘，所以我便總是信奉“重復(fù)是記憶之母”的說法，把這些分析后得來不易的話放在一起，放在一個(gè)明顯的位置，不斷地提醒自己，促進(jìn)自己的工作效率能有飛躍的提升。在后面幾頁，我也把這種分析后得到的道理制作成了適合放置在個(gè)人電腦桌面上使用的文件，供大家參考。

講了這么多，不如我給大家舉個(gè)例子來說明，究竟如何分類并運(yùn)用這種桌面美圖：2010年，我和同學(xué)共同創(chuàng)辦的咨詢公司為了擴(kuò)大知名度決定在某個(gè)周末舉行一場大型的公益演講，針對的人群主要是在職業(yè)發(fā)展上有了瓶頸、試圖申請工商管理碩士的人員，主題確定為“頂尖商學(xué)院的選人標(biāo)準(zhǔn)”。公司針對這個(gè)活動(dòng)進(jìn)行了討論并確定了如下事宜需要處理：

◎ 利用各種手段進(jìn)行活動(dòng)的推廣和宣傳。

◎ 結(jié)合宣傳推廣工作統(tǒng)計(jì)到會(huì)人員的數(shù)量。

◎ 制作宣傳海報(bào)和現(xiàn)場的宣傳手冊。

◎ 聯(lián)系并確定會(huì)議召開的場地和費(fèi)用。

◎ 安排專人負(fù)責(zé)現(xiàn)場的簽到、拍攝和錄像等工作。

◎ 主題演講的課件制作和備課。

◎ 會(huì)議中場休息所需的飲料等。

◎ 會(huì)議中場有進(jìn)一步咨詢需求并現(xiàn)場繳費(fèi)的財(cái)務(wù)工作準(zhǔn)備等。

大家越討論越覺得工作量很大，有的人在問：什么時(shí)候去買個(gè)桌花吧，這樣演講看上去更隆重一些！有的人大聲叫停大家并提出更多問題：會(huì)議現(xiàn)場工作人員是否該佩戴工作證？我們是否該準(zhǔn)備一些小禮品發(fā)放給演講中較為配合的人員？還有，我們要聯(lián)系多大的會(huì)議室呢？對了，還有……

正如上面所說的，舉辦一場大型的、公益性質(zhì)的演講，讓演講人數(shù)更多一些，并通過演講讓人們認(rèn)可我們的咨詢機(jī)構(gòu)，進(jìn)而產(chǎn)生咨詢需求并促進(jìn)下一步繳費(fèi)項(xiàng)目不是一件簡單的事情。成本核算之外要有很多瑣碎工作需要一一落實(shí)。但是當(dāng)時(shí)只有五天的時(shí)間，有限的工作人員，該如何進(jìn)行合理的排序并保證最終演講可以成功舉行呢？

頭腦風(fēng)暴總是能很好地調(diào)動(dòng)大家的創(chuàng)意和搜集第一手素材，但是會(huì)議之后的決斷也必須有準(zhǔn)確的判斷和堅(jiān)定的信念。在我看來，最重要的是兩點(diǎn)，一是有足夠多的人員才能達(dá)到公益演講的規(guī)模，人數(shù)必須首先確定，即鋪天蓋地的宣傳推廣工作必須馬上進(jìn)行；二是演講和互動(dòng)的內(nèi)容必須做充分的準(zhǔn)備，否則聽到演講的人越多，公司的品牌越會(huì)受損，因?yàn)槿藗儾徽J(rèn)可我們的機(jī)構(gòu)，那就是自取滅亡。

以這兩點(diǎn)為主線，我當(dāng)即決定宣傳海報(bào)的電子版馬上開始制作，當(dāng)晚成型后第二天便開始推廣，海報(bào)上的地點(diǎn)只是暫定某一區(qū)域，故意留下神秘的感覺：“因人數(shù)有限，所以只有通過手機(jī)短信報(bào)名后，才會(huì)另行通知具體地址?！边@樣推廣宣傳工作開始有序地進(jìn)行，我們得到短信報(bào)名后就掌握了主圖27動(dòng)權(quán)。演講地點(diǎn)的大小確定就可以稍微滯后而不影響宣傳和人數(shù)統(tǒng)計(jì)工作了。演講和互動(dòng)的內(nèi)容并不難，因?yàn)閷τ谖襾碚f，站了十幾年講臺，對于自身的了解和對于商學(xué)院的了解可謂是如數(shù)家珍，我便把工作安排妥當(dāng)后為自己留下了安靜的一天時(shí)間，第三天我便制作成了漂亮、邏輯緊密的演講和互動(dòng)內(nèi)容。在第四天的早上，安排工作人員去購買互動(dòng)所需的物資，同時(shí)根據(jù)統(tǒng)計(jì)的人數(shù)大致范圍安排工作人員去聯(lián)系場地了（如圖2-7所示，這就是我當(dāng)時(shí)的電腦桌面狀態(tài)）。

在面對上述的很多工作內(nèi)容時(shí)，我都會(huì)審視這些工作并問自己：這項(xiàng)工作內(nèi)容對于整個(gè)演講意味著什么？分析工作的性質(zhì)和重要性并據(jù)此來分配自己的時(shí)間和精力，就能夠完成一些別人看似很難完成的工作。所以，組織能力和分類思維在工作中能夠讓你總是灑脫、快樂。

年齡和理解能力是成正比的。雖然，我與生俱來對于數(shù)學(xué)、概率和統(tǒng)計(jì)等方面的知識總是感到頭疼，但這絲毫不影響我理解并充分利用這些相關(guān)的原理。比如，我可以在200人的會(huì)場演講之前告訴自己：這些聽眾并不都會(huì)成為我的客戶，很多人可能只有今天的一面之緣，只有大概15%的人會(huì)成為我真正的客戶。只有這30人會(huì)和我們公司有接下來的實(shí)質(zhì)性的接觸和進(jìn)一步合作，而剩下的人卻承擔(dān)著宣傳我們公司的責(zé)任。他們可能會(huì)告訴身邊的朋友或同事，他們聽過一場還不錯(cuò)的公益演講，也有一定的收獲，但是出于種種原因他們并沒有繼續(xù)和我們深度合作，但是對于公司的存在、公司的形象他們是有發(fā)言權(quán)的。所以我要好好努力爭取到這30人的認(rèn)可，也會(huì)好好珍惜和剩下的170位朋友難得的緣分。

所以面對大家，我會(huì)很真誠、很坦然；面對業(yè)績，我會(huì)很積極、很淡定。

圖2-8這些漂亮的美圖是我從我的博客上隨機(jī)選擇的幾張，這些圖片都是可以用來做你的計(jì)算機(jī)桌面，也就是我們用來把工作分類設(shè)置最為簡便的一種方式。每天早上你打開計(jì)算機(jī)開始工作前，就可以先玩一玩這個(gè)游戲，把每項(xiàng)工作建立一個(gè)文件夾，把當(dāng)天必須完成的工作放在一個(gè)區(qū)域內(nèi)，把你認(rèn)為最重要，但今天可能只是固定一個(gè)時(shí)間段里拿出來完成一部分的工作放在另一個(gè)區(qū)域內(nèi)，同時(shí)你可以把一些屬于你但可以交由他人代為完成，你只需檢驗(yàn)監(jiān)督并跟進(jìn)的工作內(nèi)容放在第三個(gè)區(qū)域內(nèi)，最后，把那些對你來說毫無意義的工作放在第四個(gè)區(qū)域內(nèi)，想盡一切辦法拖延它們或者擱置一段時(shí)間之后刪除它們。

圖28博客中選擇的幾張圖片

我通常約一周更換一次電腦桌面，讓同事們時(shí)刻感到我的新氣象；但同時(shí)要把在桌面上的每個(gè)文件夾同步復(fù)制，備份到硬盤中，以防文件丟失，這一點(diǎn)至關(guān)重要。

再來看R：養(yǎng)成記錄的習(xí)慣（Record）?！昂糜浶圆蝗鐮€筆頭?！边@句話老人們從我上小學(xué)的時(shí)候就經(jīng)常念叨，于是我就總是愛拿著筆聽老師講課。一直到工作多年后，我依然保持著拿筆看書、拿筆開會(huì)、拿筆出門的習(xí)慣。養(yǎng)成記錄的習(xí)慣后你不會(huì)覺得寫字是負(fù)擔(dān)，而是一種本能，但是當(dāng)工作需要時(shí)，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)這個(gè)習(xí)慣是多么的好。

我特別想強(qiáng)調(diào)一下的是無論在家里，還是在公司，一定要在電話旁放置隨時(shí)可以用來記錄的筆和便簽紙。電話記錄習(xí)慣非常必要，往往公司里人與人之間發(fā)生爭執(zhí)的事情都是來自于電話，“聽”和“說”中間總有人出了錯(cuò)，所以通過接電話接受工作任務(wù)時(shí)，一定不要急于掛斷電話，要把問題記下來，然后給對方一個(gè)明確的重復(fù)，對方確認(rèn)后再結(jié)束對話；同樣地，如果你只能通過電話授權(quán)工作任務(wù)，你也一定要讓對方重復(fù)并記錄下你的具體要求和需要完成的期限。

你玩兒過一種游戲嗎？游戲的名字很搶眼，叫做“殺人游戲”。我聽說這種游戲是在2006年，當(dāng)時(shí)是在公司里加班，國慶節(jié)大家一起加班趕制標(biāo)書，工作終于告一段落后，大家都跑到我的辦公室商量吃什么，有人提議叫餐，這樣省時(shí)間，大家還可以繼續(xù)聊天。有位女性財(cái)務(wù)人員，提議大家玩會(huì)兒殺人游戲，很多人都應(yīng)聲同意。我也很好奇，便繼續(xù)聽她說下去，她還給每個(gè)人寫了張小紙條，并讓大家只看自己手里的那張紙條，然后她還自告奮勇當(dāng)起了“法官”。

我聽著她的話看了看手里的字條，上面清楚地寫著兩個(gè)字：“警察”。然后她讓大家都閉上眼睛，接著又聽她說：“抽到‘匪徒’的人可以睜開眼睛了。”然后她接著說：“好，你可以殺人了！”我當(dāng)時(shí)好奇得不行，但也不知道發(fā)生了什么事情，但是我可以斷言的是匪徒應(yīng)該是一個(gè)人，因?yàn)樗f的是“你”，而不是“你們”。后來她又說：“好的，請‘匪徒’閉上眼睛。接下來，請‘警察’睜開眼睛！”我便靜靜地睜開了眼睛，這個(gè)時(shí)候，我看到我對面的設(shè)計(jì)主管也睜著眼睛，但不敢有任何動(dòng)作，我們都在緊張地、興奮地笑著。緊接著，也不知道該做什么，又被要求閉上了眼睛。

再接下來，“法官”讓大家都睜開眼睛。然后指著她身旁的一位負(fù)責(zé)報(bào)價(jià)的預(yù)算員說：“彥工，你剛才被殘忍地殺害了，請發(fā)表你的遺言吧?！睆┕な枪纠锏囊晃焕蠁T工，一臉茫然，不知道說啥。但是他環(huán)顧四周，然后大聲問：“誰，跟我有仇啊？”大家都輕松地、樂呵呵地看著他笑，他把眼光停在設(shè)計(jì)部主管臉上，然后問他：“鄧工，是不是你殺的我??？”我當(dāng)時(shí)一聽就有點(diǎn)急了，心說這可是我的警察同伴啊，但又不能說話。設(shè)計(jì)部主管不愧是“老姜”一塊兒，回應(yīng)彥工：“我就是想殺你，可是剛才沒機(jī)會(huì)睜開眼??！”彥工盯著他看了一會(huì)兒，搖搖頭，好像在自我思量。這時(shí)候“法官”說話了：“好了，彥工可以睜著眼睛看我們玩了，哈哈！現(xiàn)在開始大家依次自由發(fā)言，從謝工開始吧！”

我突然明白這個(gè)游戲大概是怎么回事了，所以習(xí)慣性地拿起筆，畫下了我們的座位順序，并在旁邊標(biāo)注了姓名。每個(gè)人發(fā)言中有的是支持關(guān)系，有的則是在互相指正，有的比較中性，我不斷地用單向箭頭、雙向箭頭來標(biāo)記他們發(fā)言之間的關(guān)系，后來輕松地鎖定了“匪徒”是誰，就是彥工旁邊那位看上去文靜、話語很少的白工。我當(dāng)時(shí)心里一驚：沒想到會(huì)是她，她一直是一臉無辜狀??！接下來的問題就是如何保住自己的身份并暗示我的同伴，在舉手表決環(huán)節(jié)把她“干掉”了。

我講這個(gè)故事是想證明記錄習(xí)慣的重要性，很多看似雜亂無章的事情，其實(shí)里面蘊(yùn)藏著規(guī)律。我們只要善于記錄、總結(jié)并發(fā)現(xiàn)，就能節(jié)約很多時(shí)間、少走很多彎路。當(dāng)然了，這種游戲在人多的時(shí)候，而且最好有些不是很熟悉的朋友，談?wù)摴ぷ鞑⒉皇呛芊奖銜r(shí)，為了方便大家更快熟悉彼此，最適合不過。從這個(gè)游戲中你會(huì)發(fā)現(xiàn)人們的智力水平、邏輯能力、辯論能力和輿論導(dǎo)向能力，我也就一直延續(xù)著記筆記玩游戲的習(xí)慣，直到后來很多朋友領(lǐng)教了我的這種習(xí)慣所帶來的清晰的邏輯判斷。

說到這里我想起了一部電影，名字叫做《危情三日》，圖2-9是其中的兩幅劇照。

圖29《危情三日》中的兩幅劇照(圖略)

劇中這位男子在大學(xué)工作，但是他在走投無路下決定劫獄，救出曾經(jīng)想要自殺的妻子。他把地圖貼到墻上，用筆記錄了每一個(gè)他想到的可能發(fā)生的細(xì)節(jié)和逃亡路線，各個(gè)線條指向清晰明白、準(zhǔn)確無誤、一目了然，他把接下來三天內(nèi)可能要發(fā)生的事情想得透徹嚴(yán)謹(jǐn)，并最終成功劫獄。

這種行為在現(xiàn)實(shí)生活中是不受法律保護(hù)的，但是我在這里提及這部電影僅僅是想讓大家知道人的大腦總是能夠記住一些細(xì)微的、瑣碎的片段，但是我們?nèi)祟惖淖嫦冉虝?huì)了我們用筆記錄和用大腦思考。所以養(yǎng)成記錄的習(xí)慣是為了大腦更有效地思考提供完整的素材和基礎(chǔ)。

最后來看T：凡做事必問期限（Time limit）。這個(gè)細(xì)節(jié)十分值得我們注意。分配工作而不交代完成期限是很不專業(yè)的行為，我們至少要明白三個(gè)方面的道理。

◎ 你有多長時(shí)間，工作就需要多長時(shí)間。

◎ 明確工作結(jié)果，截止日期并規(guī)劃執(zhí)行。

◎ 為自己設(shè)獎(jiǎng)懲，創(chuàng)造滿足感和成就感。

任何一項(xiàng)工作沒有完成期限，我們勢必就會(huì)把這項(xiàng)工作無休止地拖延下去，假如明確了某項(xiàng)工作兩天內(nèi)必須完成，我們竭盡全力可能完成得很好，但是如果事情被某種原因拖延，可能花費(fèi)一周的時(shí)間完成后不見得比兩天內(nèi)完成的效果好太多；當(dāng)我們接到任何一項(xiàng)工作時(shí)，必須詢問工作需要什么時(shí)間交付，工作完成的標(biāo)準(zhǔn)和要求是什么，即領(lǐng)導(dǎo)最為關(guān)心的就是這兩點(diǎn)：時(shí)間和成效；當(dāng)我們明確了工作的完成期限，同時(shí)清楚工作的結(jié)果會(huì)面對怎樣的評判，我們才可能根據(jù)這些因素制定合理的日程規(guī)劃和完成計(jì)劃，將計(jì)劃逐一實(shí)現(xiàn)并可以為自己設(shè)置階段性的獎(jiǎng)勵(lì)和評定。

但凡有規(guī)劃日程習(xí)慣和分類處理事務(wù)思維習(xí)慣的人都會(huì)關(guān)注這一點(diǎn)，因?yàn)闆]有給出完成期限的工作任務(wù)，是不會(huì)受到我們重視的，更不會(huì)擺在我們必須完成的工作任務(wù)序列中的。在公司里不同部門的交叉配合工作總會(huì)屢屢發(fā)生，我們也總要具有協(xié)作精神和配合意識，但我們經(jīng)常會(huì)糾結(jié)在配合他人工作和完成自身更重要工作的矛盾之中。

有一陣子，我就遇到了這樣的麻煩，事情是這樣的：

我在公司總部負(fù)責(zé)公司所有的培訓(xùn)組織工作，相應(yīng)地，人員的培訓(xùn)工作屬于人員素質(zhì)教育。公司每年除了培訓(xùn)計(jì)劃外，還有很多是職稱評定和資質(zhì)證書考核的工作，這些人員資質(zhì)工作也直接牽涉到公司的資質(zhì)等級和投標(biāo)資格，屬于戰(zhàn)略性工作，十分重要，也因此公司設(shè)有相應(yīng)的企信部門。我們兩個(gè)部門都圍繞人員的素質(zhì)展開，我們負(fù)責(zé)將有培訓(xùn)需求的人員信息統(tǒng)計(jì)并安排考核拿到證書，企信部門則負(fù)責(zé)運(yùn)用這些證書向行業(yè)協(xié)會(huì)和主管機(jī)構(gòu)申請相應(yīng)的資質(zhì)證書。

有一陣子，剛好趕上公司領(lǐng)導(dǎo)急著要看公司的全年培訓(xùn)計(jì)劃，我們的工作就十分繁重，需要和各個(gè)項(xiàng)目部和事業(yè)部的負(fù)責(zé)人溝通并確定培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)主題，企信部門的同事也非常緊急地需要我們拿出更多的人員資格證書。我要負(fù)責(zé)的這兩方面工作，一個(gè)需要在公司內(nèi)部完成，一個(gè)則需要走出去到企業(yè)外在的各個(gè)培訓(xùn)辦證機(jī)構(gòu)談判。在企信部門的同事三番五次的催促下，我答應(yīng)努力爭取更多人員證書。而我則把這項(xiàng)工作放在了我的紅色工作分類區(qū)域內(nèi)，即我認(rèn)為很重要，但是不緊急，因?yàn)樗麄儾]有告訴我什么時(shí)候要拿到這些證件。

經(jīng)過將近兩周的時(shí)間，我所負(fù)責(zé)的全年培訓(xùn)計(jì)劃總算是初具規(guī)模。企信部門的員工又跑來期盼地問我事情辦得如何了，我說還在準(zhǔn)備階段，沒有完成。

這下他們著急了，沖著我喊：“你們這是怎么搞的？效率也太差了吧！”

我則溫和地看著她發(fā)泄情緒，因?yàn)槲彝耆斫馑麄児ぷ鞯碾y處，等她發(fā)泄完后問我：“那你說這怎么辦吧！”

我說：“姐姐放心，我一定好好配合你們的工作，也非常理解你們工作的不容易。你告訴我你最晚什么時(shí)間需要，前陣子你找我時(shí)，我也很樂意配合你們工作，但是你似乎沒告訴我什么時(shí)間要拿到證件，我也就只是在積極準(zhǔn)備，還沒有真正落實(shí)?！?/p>

對方一聽立馬意識到了問題出在哪里，也只能吃個(gè)啞巴虧，然后說：“那，那你也沒問呀！”說完自己都忍不住笑了，拍拍我的肩膀，柔聲跟我說：“文利，別跟姐姐計(jì)較啊，我有時(shí)候就這臭脾氣，也怪我沒跟你說什么時(shí)候要，月底吧，月底能給我嗎？”

我笑著說：“沒問題，一定完成任務(wù)，我不會(huì)和姐姐計(jì)較的，不做事的人才會(huì)一直好脾氣，你著急還不是因?yàn)槟阍谥惫ぷ靼?，我一定好好配合你！?/p>

于是，事情得以解決，他們部門對我的認(rèn)可也相當(dāng)高。

那么，事情反過來看，如果是我們要把一些需要他人配合的工作分配出去的話，應(yīng)該怎么做呢？

◎ 必須清楚地向他人交代完成期限。

◎ 我們向他人交代的完成期限要比真正的期限適當(dāng)縮短一些，這樣可以給自己留出彈性空間，以免在出現(xiàn)紕漏時(shí)，我們沒有了挽回的余地。

◎ 工作交代出去之后，要在自己的日程表上作明確的標(biāo)記，并分幾個(gè)階段督促監(jiān)督對方的完成情況，即過程管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并給予支持，確保任務(wù)可以完成。

◎ 需要自己親力親為的工作也要明確設(shè)定分目標(biāo)，并預(yù)留出彈性時(shí)間，給考核我們工作的主管反饋一個(gè)包含了突發(fā)事情處理的完成期限。比如，一項(xiàng)工作你可能需要兩天就能完成，但是考慮手上現(xiàn)有的工作和接下來幾天內(nèi)可能被分配的其他工作，你要向?qū)Ψ匠兄Z3～4天完成。

下面來看“雙F”?！半pF”分別代表梳理零散和碎片的時(shí)間（Fragment）和預(yù)留出彈性時(shí)間（Flexible time）。

首先來看第一個(gè)F：梳理零散和碎片的時(shí)間（Fragment）?，F(xiàn)在，我們的大塊時(shí)間越來越少了，被切割得支離破碎，所以如何利用零散和碎的片時(shí)間就顯得十分重要。你可以先想想下面這些時(shí)間，你在做什么：洗手間、地鐵里、公車上、散步時(shí)、吃飯時(shí)、排隊(duì)時(shí)、點(diǎn)餐之后、洗漱時(shí)、運(yùn)動(dòng)時(shí)、開車時(shí)、聊天時(shí)、做家務(wù)時(shí)、睡覺前后、刷新微博時(shí)、乘坐電梯時(shí)和網(wǎng)購時(shí)等。

接下來，我們再想想除去完成工作任務(wù)以外還有一些什么樣的瑣碎事情必須要做。這些事情不是最重要，但是往往很有意義，比如,閱讀、聽錄音、整理凌亂的文件資料、寫博客、冥想、打電話、財(cái)務(wù)報(bào)銷等工作以及清潔個(gè)人辦公桌面等。李大釗有句關(guān)于時(shí)間的名言，我認(rèn)為用在這里太合適不過了。他說：“誰對時(shí)間越吝嗇，時(shí)間對誰就越慷慨?！彼?，聰明的你一定已經(jīng)明白我要說的是什么了，對了！就是把零散時(shí)間用來完成這些瑣碎的工作。

蘇格拉底有句名言，極富畫面感，也總能催我只爭朝夕。他說：當(dāng)許多人在一條路上徘徊不前時(shí)，他們不得不讓開一條大路，讓那珍惜時(shí)間的人趕到他們的前面去。這句話每次讀起來，就讓我有種想要?jiǎng)?chuàng)作一幅畫的沖動(dòng)，在我腦袋里展現(xiàn)的是這樣的一副畫面：黃昏時(shí)分，夕陽西下，土黃色的大地鋪展開去，土地上被行人和車輪碾壓過的痕跡交錯(cuò)縱橫著，依然能看出白天這里是多么泥濘和嘈雜。在畫面的中央，偏向遠(yuǎn)方一點(diǎn)的畫面里，一群人面帶迷茫，手足無措地圍在一起，不知所云，原地徘徊，而在中間卻留出一條足夠一個(gè)人通行的道路，一位行人正朝畫面中央大踏步走去，人們張望著他行進(jìn)的步伐，卻帶著一種無能為力和神往的表情。那位行人背影泛著光環(huán)，可能是夕陽給他的特寫吧，他看上去堅(jiān)挺、自信，卻似乎馬上要和夕陽的光環(huán)融為一體。

格勞福特·格林瓦特是杜邦公司的總裁，他每天都會(huì)想盡辦法擠出一個(gè)小時(shí)來研究蜂鳥，還堅(jiān)持用特殊的設(shè)備為蜂鳥們拍下美麗的照片。結(jié)果，他這位“非專業(yè)”人士被很多鳥類專家和權(quán)威機(jī)構(gòu)頂禮膜拜，把他出版的關(guān)于蜂鳥的書稱為“自然歷史叢書中的杰出作品”。

荀子的《勸學(xué)》中有兩句話語重心長地告訴我們“積少成多、積沙成塔”的道理。那便是：“不積跬步，無以至千里；不積小流，無以成江海?！彼^的專家和業(yè)內(nèi)人士無非是把精力多于常人地專注在一件事情上。時(shí)間的累積就能達(dá)到這樣的作用，也只有時(shí)間才能使我們有所成就，除了時(shí)間，我們別無他法。

在人生的道路上，雖然你停步不前，但有人卻在拼命趕路。也許當(dāng)你站立的時(shí)候，他還在你的后面向前追趕，但當(dāng)你再一回望時(shí)，已看不到他的身影了，因?yàn)樗呀?jīng)跑到你的前面了，現(xiàn)在需要你來追趕他了。所以，你不能停步，你要不斷向前、不斷超越！

再來看第二個(gè)F:預(yù)留出彈性時(shí)間（Flexible time）。我所指的彈性時(shí)間并不是企業(yè)里倡導(dǎo)的彈性工作制度，比如，考勤制度放寬，以考核工作任務(wù)完成情況為主等。我所說的是對于管理時(shí)間上的一個(gè)技巧，給自己設(shè)計(jì)工作安排和行程時(shí)，要留出富裕，別把時(shí)間框得太死，最后面對日程表和工作規(guī)劃總是一肚子的挫敗感，這樣只能讓你一再地感到失望。為自己預(yù)留出一些富裕的時(shí)間是一個(gè)非常重要的技巧，也很好理解。

我有位朋友在北大法學(xué)院畢業(yè)后工作了不到半年的時(shí)間便決定創(chuàng)業(yè)，他問我是不是早了點(diǎn)兒，我反問他是不是真的想好了，他堅(jiān)定地說想好了。我就告訴他：“既然想好了，就沒有早晚的問題，很多偉大的企業(yè)家中途輟學(xué)去創(chuàng)業(yè)，一樣干得很好，你能正常畢業(yè)還體驗(yàn)了幾個(gè)月的打工生涯，已經(jīng)不早了?！庇谑撬狭四舷碌幕疖嚕氐剿募亦l(xiāng)開始創(chuàng)業(yè)。我看著他的背影，隱隱地感到他會(huì)在接下來的幾年間接受極為嚴(yán)峻的考驗(yàn)和最富挑戰(zhàn)性的工作，但是我想他應(yīng)該可以堅(jiān)持下來。果然，沒過多久，他聯(lián)系我，說他成功說服了一所學(xué)校的校長，并預(yù)計(jì)帶領(lǐng)50名初中生到北京進(jìn)行拓展訓(xùn)練，他還給我傳來了他為們設(shè)計(jì)并已經(jīng)承諾給家長們的一份行程安排。我一看，就傻眼了。行程一共是5天，我舉出其中1天的安排，大家可以參看一下：

15∶10～5∶40起床，洗漱713∶30～14∶30上車、前往鳥巢、

水立方25∶50～6∶40前往天安門廣場814∶30～16∶30參觀鳥巢、水立方36∶40～7∶30看升旗、

參觀天安門廣場916∶30～17∶30前往人大或北師大

食堂就餐47∶30～9∶30居庸關(guān)長城2號

停車場1017∶30～18∶30到達(dá)酒店、休息59∶30～12∶00攀登居庸關(guān)長城1119∶00～20∶30酒店會(huì)議室

感恩報(bào)告612∶00～13∶30去政法大學(xué)吃午餐1220∶40休息

我拿到這個(gè)行程安排時(shí)他們已經(jīng)出發(fā)了，我就沒做過多的建議。這一天的晚上，按照計(jì)劃我要晚上7點(diǎn)準(zhǔn)時(shí)開始為他們進(jìn)行感恩報(bào)告，雖然我對北京的交通沒有信心，對他們的行程安排更不敢茍同，但是我還是提前到了會(huì)議室。組織人員個(gè)個(gè)神情憔悴、灰頭土臉的樣子讓我知道他們一直在嚴(yán)守他們的承諾，守護(hù)著他們的信譽(yù)。但顯然，他們遲到了1個(gè)多小時(shí)，感恩報(bào)告從8點(diǎn)半開始，10點(diǎn)多才結(jié)束，學(xué)生們疲累得很，雖然經(jīng)過感恩報(bào)告后，大家的精神得到了又一次的洗禮，但是還是能明顯感到那一天大家真的是體力透支了。事后我們討論了這個(gè)問題，我也向朋友提出了我的建議：

◎ 并不是承諾得越多，對方就越領(lǐng)情，活動(dòng)一定是為效果服務(wù)的。

◎ 大家身體過于疲累時(shí)難免就會(huì)有些怨言。

◎ 從經(jīng)營的成本上考慮也十分不提倡。

◎ 從組織活動(dòng)的角度考慮，在時(shí)間管理時(shí)留出適當(dāng)?shù)膹椥詴r(shí)間才能更加游刃有余，從容不迫。

有人愛用A計(jì)劃和B計(jì)劃來形容執(zhí)行重要工作任務(wù)時(shí)的具體執(zhí)行計(jì)劃，也能很好地證明彈性時(shí)間的技巧，即在A計(jì)劃的制訂和執(zhí)行過程中，考慮到萬一失敗還能有B計(jì)劃進(jìn)行補(bǔ)救，那么A計(jì)劃的施行必然要為B計(jì)劃的施行留出一定的彈性時(shí)間。所以，管理時(shí)間的目的不是讓我們沒有絲毫的空隙，成了時(shí)間的奴隸，剛好相反，我們是為了讓自己更快樂、更瀟灑，讓自己在工作中變得主動(dòng)，不被工作所負(fù)累，真正從工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值，并擁有更多享受生活的時(shí)間。

總之，彈性時(shí)間就是我們所有人日程安排表上的潤滑劑，讓我們可以快樂地到達(dá)我們想要去的地方，而不是只為了匆忙趕路，完全沒有注意到身邊的景色，彈性時(shí)間的預(yù)留可以讓我們看上去從容、優(yōu)雅、自信和職業(yè)，彈性時(shí)間可以讓我們感受到自由、滿足、充實(shí)和快樂。

以上這五個(gè)管理時(shí)間的技巧將是你今后解決工作難題和應(yīng)付繁重工作任務(wù)的法寶，請將他們納入你的工具庫中吧！