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第七章 實際運用(5)

搞定3:平衡工作與生活的藝術(shù) 作者:(美)戴維·艾倫


關(guān)鍵是要明白,它要花時間。如果你一整天會務(wù)繁忙,分身乏術(shù),那么,整理工作會至少滯后一小時。這種情況本身沒有錯,只要你心里知道這件事必須“加急處理”。但是,許多人似乎不認可、不接受這個現(xiàn)實,徒然地設(shè)法彌補失去的時間,卻勞而無果,備感挫折。這就好比抱怨沖個澡占用了你的時間!有些人知道整理需要投入時間和精力,養(yǎng)成了在工作和生活的緊張間隙騰出時間的習(xí)慣,而不是喋喋不休地發(fā)牢騷。

每周回顧

每天的整理很少能做到板上釘釘、毫厘不差。每周回顧卻不然,如果你還沒有養(yǎng)成習(xí)慣,最好把它記在日歷上。每周回顧一次,你可以對自己的世界重新作一番瞭望,這對你明智地分配時間、精力專注、順利執(zhí)行自己選擇的工作至關(guān)重要,它的好處不言而喻。①

我建議你抽出連續(xù)兩個小時的安靜時間。我確信,你會好好利用這段時間,即便你的每周回顧用不了兩個小時。如果你留出了專門的時間,知道自己可以把滯后的工作做完,就會在整個一周里保持輕松的心情。

執(zhí)行關(guān)注層面高度的活動

要想給予足夠的重視,2萬到5萬英尺擺正視角的商談、交流和決策基本上都要專門抽時間進行。部門總結(jié)年度計劃,與人生伴侶到風(fēng)光秀美的地方商量未來的生活方式目標(biāo),與老板一起對工作作一番總結(jié),這些談話很少是即興想到的。你必須自覺重視,主動計劃,專門安排時間。

如果你想在更高層面擺正視角,就必須考慮采用什么形式,請誰參與,并在日程表上標(biāo)記執(zhí)行時間。

使用這個系統(tǒng)

設(shè)立你的系統(tǒng),把各項內(nèi)容填充就緒,順理成章的第三件事是把它付諸運用。一切結(jié)構(gòu)的最終目的不外乎給你的生活和工作提供便利,使之順風(fēng)順?biāo)?/p>

你在多長時間內(nèi)擱置那些可能有意義、有價值的事務(wù)不予處理,卻不影響你的自主掌控感和適度的專注,當(dāng)然全在你自己以及你的具體情況。關(guān)鍵是看你是不是一旦決定整理,就能盡快把它們整理一新,并且對結(jié)果很滿意。這也是GTD方法讓人氣定神閑的原因所在—你不必加快腳步,不必更加賣力地工作,卻知道一旦情勢所需,你能做得很好。造成失控感的是悄悄潛入你的生活和工作中的不明事務(wù),它們噬咬你的神經(jīng),造成焦慮感。

下列方法可以幫助你樹立一旦情勢所需、自己能夠擔(dān)當(dāng)?shù)男判摹?/p>

使用和及時清空工作籃

現(xiàn)在,這個辦法應(yīng)該是不言自明的(如果你還沒有行動起來),你要養(yǎng)成使用工作籃的習(xí)慣,用它來營造掌控和放松感。工作籃的作用不是把東西放進去即可,你還必須再把它們?nèi)〕鰜?。有一條標(biāo)準需要不斷強化,直至你習(xí)以為常:把你用于收集的一切工具全部清空,包括電子郵件、便條紙片、語言留言機等。目的是每24~48小時,讓工作籃達到清零狀態(tài)。任務(wù)積壓的出現(xiàn)在所難免,但這種情況應(yīng)該是例外而不是常態(tài)。

每周回顧

我必須再次重申,要想掌控引起你關(guān)注的事務(wù),最好的辦法莫過于每隔幾天作一次回顧,及時處理新問題。你要督促自己這么做,并長期堅持下去,這是可以讓你終生受益的好習(xí)慣。

經(jīng)常重新評估和更新你的系統(tǒng)

一切東西都會過時。你的生活在變,責(zé)任在變,你某方面的能力在加強,另外一些方面在減弱,你的興趣愛好也在發(fā)生轉(zhuǎn)移……變化永無止境。只要你知道自己一定會回過頭來,對當(dāng)前事務(wù)作一番徹底整理,心情就會大為釋然,也肯放遠目光,信心十足地大膽探索。


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