高效隨身查：Office高效辦公應(yīng)用技巧（2016版）

第1章　Word文檔編輯時(shí)的必備技巧 1
1.1 Word文件管理 1
技巧1　快速打開上一次最后編輯的文檔 1
技巧2　將常用文檔固定在“最近使用的文檔”列表中 1
技巧3　下載使用Office Online上的模板 2
技巧4 將重要文檔生成副本文件 3
技巧5 自定義辦公文檔的默認(rèn)保存位置 5
技巧6 不知道怎么操作就用“Tell Me” 7
技巧7 方便的智能查找 7
技巧8 啟用翻譯屏幕提示 8
技巧9　 編輯文檔時(shí)實(shí)現(xiàn)快速英漢互譯 9
技巧10 讓文檔自動(dòng)定時(shí)保存 11
技巧11 保存為與低版本完全兼容格式 11
技巧12 拆分文檔方便前后對比 12
1.2　文本的輸入及快速選取 13
技巧13 快速輸入中文省略號、破折號 13
技巧14 快速輸入商標(biāo)符、注冊商標(biāo)符、版權(quán)符 15
技巧15 快速輸入10以上的帶圈數(shù)字 15
技巧16 快速輸入財(cái)務(wù)大寫金額 16
技巧17 輸入特殊符號 17
技巧18 在文檔中輸入生僻字 18
技巧19 給陌生字注音 19
技巧20 英文單詞大小寫快速切換 21
技巧21　快速返回上一次編輯的位置 22
技巧22 快速選中任意文本 22
技巧23　快速選取行、段落 22
技巧24 快速選定文檔全部內(nèi)容 24
技巧25 快速選定當(dāng)前光標(biāo)以上（以下）的所有內(nèi)容 24
技巧26　利用“Shift”鍵大面積選取文本 25
技巧27　利用“Alt”鍵控制選取塊狀區(qū)域 26
1.3 文本復(fù)制、移動(dòng)技巧 26
技巧28　配合“Ctrl”鍵快速復(fù)制文本 26
技巧29　遠(yuǎn)距離移動(dòng)文本 27
技巧30　快速以無格式方式復(fù)制網(wǎng)上有用資料 28
技巧31　巧將文本以圖片形式保存 29
技巧32　讓復(fù)制的文本與原文本相鏈接（超鏈接） 30
技巧33　讓粘貼的文本自動(dòng)匹配目標(biāo)位置格式 32
1.4 文本查找替換及妙用技巧 33
技巧34 利用“導(dǎo)航”窗格快速查找 33
技巧35 設(shè)置文檔間的鏈接 33
技巧36 妙用替換功能設(shè)置文字格式 35
技巧37 讓替換后的文本以突出格式顯示出來 37
技巧38 一次性Word文檔中雙引號內(nèi)容設(shè)置為特殊格式 38
技巧39 妙用通配符進(jìn)行模糊查詢 40
第2章 表格、圖形、圖片對象處理技巧 42
2.1 表格的編輯技巧 42
技巧40　一次性同時(shí)調(diào)整表格多列寬度 42
技巧41　妙用“Alt”鍵精確調(diào)整表格的行高與列寬 42
技巧42 在任意需要的位置插入行列 44
技巧43 單元格的合并與拆分 44
技巧44 快速繪制或擦除表格框線 46
技巧45 自定義表格框線效果 47
技巧46　表格中的數(shù)據(jù)自動(dòng)排列 49
技巧47　將規(guī)則文本轉(zhuǎn)換為表格顯示 50
技巧48　讓跨頁表格的一行不被拆分到上下兩頁 51
技巧49　讓跨頁的長表格每頁都包含表頭 52
技巧50　復(fù)制Excel表格 53
2.2　圖片、圖形對象的處理技巧 54
技巧51　一次性插入多個(gè)圖片 54
技巧52　裁剪圖片只提取有用部分 56
技巧53　在圖片中摳圖 57
技巧54　讓圖片外觀迅速轉(zhuǎn)換為自選圖形形狀 59
技巧55 自定義圖形填充效果 60
技巧56　設(shè)置圖形立體化效果 61
技巧57 在圖形上編輯文字 63
技巧58 多對象的快速排列對齊 63
技巧59　調(diào)整多對象疊放次序 64
技巧60 圖形格式的快速借用 65
技巧61 設(shè)計(jì)完成的多對象組合為一個(gè)對象 66
技巧62 插入SmartArt圖形 67
技巧63 SmartArt圖形形狀不夠時(shí)快速添加 68
技巧64 形狀的升級或降級調(diào)整 70
技巧65 重新更改SmartArt圖形布局 72
技巧66 套用SmartArt圖形樣式快速美化 73
第3章　文字與段落格式的優(yōu)化設(shè)置技巧 75
3.1　文字與段落優(yōu)化設(shè)置技巧 75
技巧67　建立海報(bào)時(shí)使用特大號字體 75
技巧68　設(shè)置首字下沉的排版效果 75
技巧69 設(shè)置標(biāo)題文字加圈特效 77
技巧70 設(shè)置雙行標(biāo)題效果 78
技巧71 減小文字的字間距來緊縮排版 79
技巧72 設(shè)置特定文本下劃線效果 80
技巧73 為特定文字設(shè)置底紋和邊框效果 81
技巧74 標(biāo)題文本套用藝術(shù)樣式 83
技巧75 藝術(shù)字的映像、陰影等效果 84
技巧76 快速設(shè)置幾種常用行間距 86
技巧77 設(shè)置任意行間距 86
技巧78 設(shè)置段落自動(dòng)縮進(jìn)兩個(gè)字符 87
技巧79 標(biāo)尺直觀調(diào)整段落縮進(jìn) 88
技巧80 標(biāo)尺直觀調(diào)整段落左（右）縮進(jìn) 89
技巧81 使用命令按鈕快速增加、減少縮進(jìn)量 90
技巧82 用“格式刷”快速引用格式 90
技巧83 清除文字所有格式 91
技巧84 自定義Word默認(rèn)文字格式 92
3.2　文檔樣式與格式設(shè)置技巧 93
技巧85 什么是樣式及如何應(yīng)用 93
技巧86 修改樣式 95
技巧87 根據(jù)工作需要?jiǎng)?chuàng)建自己的樣式 97
技巧88 將已設(shè)置好格式的文本保存為樣式 99
3.3 項(xiàng)目符號和編號使用技巧 100
技巧89 為特定文檔添加項(xiàng)目符號 100
技巧90 導(dǎo)入圖片作為項(xiàng)目符號使用 101
技巧91 調(diào)整項(xiàng)目符號的級別 103
技巧92 自定義編號樣式：如“第1條” 104
第4章　頁面布局與圖文混排技巧 106
4.1　頁面設(shè)置技巧 106
技巧93 拖動(dòng)標(biāo)尺直觀調(diào)整頁邊距 106
技巧94　為需要裝訂的文檔預(yù)留裝訂線的位置 107
技巧95　設(shè)置部分頁面的方向 108
技巧96　指定每頁包含行數(shù)與每行字符數(shù) 109
技巧97　改變新建文檔時(shí)默認(rèn)的頁面大小 111
技巧98 重設(shè)文檔默認(rèn)頁邊距 111
技巧99　設(shè)置文檔水印效果 112
技巧100 圖片水印效果 114
技巧101　為文檔添加封面 115
4.2　頁眉頁腳設(shè)置技巧 117
技巧102 套用內(nèi)置頁眉 117
技巧103　在頁眉中使用圖片 118
技巧104　在頁腳指定位置處插入頁碼 119
技巧105　設(shè)置在頁邊距或任意位置上顯示頁碼 120
技巧106　在頁眉中插入自動(dòng)更新的日期和時(shí)間 121
技巧107　將文檔的起始頁碼設(shè)置為指定值 122
技巧108　自主控制頁眉和頁腳距邊界的尺寸 123
4.3　圖文混排技巧 124
技巧109　讓文字環(huán)繞圖片顯示 124
技巧110　讓圖片襯于文字下方 125
技巧111 設(shè)置文字環(huán)繞表格顯示 126
技巧112 設(shè)置環(huán)繞圖片與文本間的距離 127
技巧113 在有色背景上顯示無邊框、無填充的文本框 128
技巧114 文本框美化 129
4.4　文檔分欄與圖文混排技巧 131
技巧115　實(shí)現(xiàn)不等寬分欄效果 131
技巧116　在任意位置上分欄（如讓引文后的文檔分欄） 132
技巧117　實(shí)現(xiàn)文檔混合分欄效果 133
技巧118 分欄后的文檔各欄保持水平 134
第5章 文檔目錄創(chuàng)建及域功能技巧 136
5.1　文檔目錄的創(chuàng)建與編輯 136
技巧119 套用樣式快速創(chuàng)建目錄 136
技巧120　在大綱視圖中建立文檔目錄 136
技巧121　附帶子級目錄重調(diào)目錄順序 138
技巧122　目錄級別的升級與降級 139
技巧123　相同目錄級別的快速套用 139
5.2　文檔目錄的提取 140
技巧124　提取文檔目錄 140
技巧125　目錄的快速更新 142
技巧126　通過目錄快速定位到文檔 142
技巧127　目錄樣式的美化 143
5.3 域及郵件合并 144
技巧128 常用長短語的替換輸入法 144
技巧129 創(chuàng)建自己的自動(dòng)圖文集 145
技巧130 創(chuàng)建“交叉引用”快速定位到指定的目錄 146
技巧131 為專業(yè)術(shù)語標(biāo)記出索引項(xiàng) 147
技巧132 為專業(yè)文檔添加腳注與尾注 148
技巧133 批量制作通知單 149
技巧134 郵件合并部分內(nèi)容 152
技巧135 利用郵件合并功能制作工資條 153
技巧136 批量制作相同內(nèi)容標(biāo)簽 155
技巧137 批量制作每位員工檔案盒標(biāo)簽 157
第6章　Word文件保護(hù)與打印技巧 161
6.1　文檔保護(hù)技巧 161
技巧138　設(shè)置密碼保護(hù)文檔 161
技巧139　設(shè)置文檔為只讀文檔 162
技巧140 設(shè)置“限制編輯”保護(hù)文檔 163
技巧141　指定部分文檔為可編輯區(qū)域 164
技巧142　將文檔標(biāo)記為最終狀態(tài) 165
6.2　文檔打印技巧 166
技巧143　不打開文檔立即執(zhí)行打印 166
技巧144　設(shè)置紙張雙面打印 167
技巧145　打印指定頁的內(nèi)容 168
技巧146　打印任意指定的內(nèi)容 168
技巧147　巧妙打印出背景 169
技巧148　將A4頁面打印到16開紙上 171
技巧149　多頁縮版到一頁上的打印 171
技巧150　打印多份文檔時(shí)按頁碼順序自動(dòng)排列好 171
第7章　表格數(shù)據(jù)輸入及批量輸入技巧 173
7.1 數(shù)據(jù)輸入 173
技巧151 在任意需要位置上強(qiáng)制換行 173
技巧152 當(dāng)前日期與時(shí)間的快捷鍵輸入法 173
技巧153 運(yùn)用“墨跡公式”手寫復(fù)雜公式 173
技巧154 在不連續(xù)單元格中一次性輸入相同數(shù)據(jù) 175
技巧155 在多工作表中輸入相同數(shù)據(jù) 176
技巧156 讓輸入的數(shù)據(jù)自動(dòng)添加小數(shù)位 176
技巧157 導(dǎo)入文本文件數(shù)據(jù) 177
技巧158　導(dǎo)入網(wǎng)頁中的有用表格 179
7.2　數(shù)據(jù)批量填充中的技巧 180
技巧159 快速填充遞增序號 180
技巧160 在連續(xù)單元格中輸入相同日期 181
技巧161 快速輸入2月份的工作日日期 182
技巧162 一次性輸入2月份的星期日日期 183
技巧163 填充日期時(shí)間隔指定天數(shù) 184
技巧164 填充時(shí)間時(shí)按分鐘數(shù)遞增 185
技巧165 讓空白單元格自動(dòng)填充上面的數(shù)據(jù) 186
7.3　設(shè)置單元格格式輸入特殊數(shù)據(jù) 187
技巧166 大批量序號的快速填充 187
技巧167 海量相同數(shù)據(jù)的快捷填充 188
技巧168 輸入會(huì)計(jì)用大寫人民幣值 188
技巧169 解決編輯前面0被省略問題 189
技巧170 快速輸入有部分重復(fù)的數(shù)據(jù) 191
技巧171 根據(jù)數(shù)據(jù)大小區(qū)間自動(dòng)顯示不同顏色 192
技巧172 根據(jù)數(shù)值的正負(fù)自動(dòng)添加不同的前后綴 193
技巧173 約定數(shù)據(jù)寬度不足時(shí)用零補(bǔ)齊 194
技巧174 自定義格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為實(shí)際數(shù)據(jù) 195
7.4 數(shù)據(jù)輸入的驗(yàn)證設(shè)置 196
技巧175 只允許輸入限額內(nèi)的數(shù)值 196
技巧176 限制單元格只能輸入日期 196
技巧177 設(shè)置選中單元格時(shí)出現(xiàn)輸入提示 197
技巧178 建立可選擇輸入的序列 198
技巧179 避免輸入重復(fù)值 199
技巧180 設(shè)置禁止輸入文本值 200
技巧181 設(shè)置單元格輸入必須包含指定內(nèi)容 201
技巧182 圈釋無效數(shù)據(jù) 201
技巧183 復(fù)制數(shù)據(jù)驗(yàn)證條件 203
第8章　數(shù)據(jù)的編輯與處理技巧 204
8.1 常用編輯技巧 204
技巧184 為表格標(biāo)題添加會(huì)計(jì)用下劃線 204
技巧185 跨列居中顯示表格的標(biāo)題 204
技巧186 數(shù)據(jù)豎向顯示效果 205
技巧187 設(shè)計(jì)單元格框線 206
技巧188 創(chuàng)建自己的單元格樣式 207
技巧189 將現(xiàn)有單元格的格式添加為樣式 210
技巧190 用格式刷快速引用格式 211
技巧191 一次性清除表格中所有單元格的格式設(shè)置 211
技巧192 合并單元格時(shí)保留所有數(shù)據(jù) 212
技巧193 合并兩列數(shù)據(jù)并自動(dòng)刪除重復(fù)值 213
技巧194 巧借Word批量去掉單元格中的字母 214
8.2 快速定位與查找替換 215
技巧195 快速準(zhǔn)確定位多個(gè)任意的單元格區(qū)域 215
技巧196 快速定位超大單元格區(qū)域 216
技巧197 一次性選中所有空值單元格 217
技巧198 數(shù)據(jù)替換時(shí)自動(dòng)設(shè)置格式 217
技巧199 完全匹配的查找 219
技巧200 快速選中除某一數(shù)據(jù)之外的數(shù)據(jù) 219
8.3 選擇性粘貼的妙用 220
技巧201 讓粘貼的數(shù)據(jù)匹配目標(biāo)區(qū)域格式 220
技巧202 讓粘貼的數(shù)據(jù)隨原數(shù)據(jù)自動(dòng)更新 221
技巧203 將表格快速轉(zhuǎn)換為圖片 222
技巧204 復(fù)制數(shù)據(jù)表保持行高、列寬不變 223
技巧205 將公式計(jì)算結(jié)果轉(zhuǎn)換為數(shù)值 224
技巧206 選擇性粘貼實(shí)現(xiàn)單元格區(qū)域同增同減數(shù)據(jù) 225
技巧207 計(jì)算時(shí)忽略空單元格 226
第9章　大數(shù)據(jù)整理技巧及條件格式技巧 228
9.1 大數(shù)據(jù)整理技巧 228
技巧208 兩列數(shù)據(jù)互換 228
技巧209 一次性隔行插入空行 228
技巧210 實(shí)現(xiàn)只要某一列中單元格為空時(shí)就刪除該行 229
技巧211 刪除整行為空的所有行 230
技巧212 數(shù)字轉(zhuǎn)換為日期 232
技巧213 文本格式數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式 233
技巧214 一個(gè)單元格中的數(shù)據(jù)拆分為多列 234
技巧215 多列數(shù)據(jù)合并為單列 235
技巧216 合并兩個(gè)表格的數(shù)據(jù) 237
技巧217 按類別合并計(jì)算 239
技巧218 在受保護(hù)的工作表中進(jìn)行排序或自動(dòng)篩選 241
技巧219 解決合并單元格的自動(dòng)篩選問題 243
技巧220 解決合并單元格的排序問題 244
9.2　設(shè)置條件格式突出顯示滿足條件的記錄 245
技巧221 庫存量過低時(shí)自動(dòng)預(yù)警 245
技巧222 突出顯示排名前幾位的數(shù)據(jù) 247
技巧223 標(biāo)識出只值班一次的員工 247
技巧224 用條件格式給優(yōu)秀成績插紅旗 248
技巧225 自動(dòng)標(biāo)識出周末日期 249
技巧226 條件格式實(shí)現(xiàn)值班自動(dòng)提醒 250
技巧227 用條件格式突出顯示每行的最高/最低分 251
技巧228 快速復(fù)制條件格式 252
第10章 數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)與分析技巧 254
10.1　數(shù)據(jù)排序、篩選技巧 254
技巧229 雙關(guān)鍵字排序 254
技巧230 設(shè)置按行排序 255
技巧231 按自定義的規(guī)則排序 256
技巧232 對同時(shí)包含字母和數(shù)字的文本進(jìn)行排序 257
技巧233 篩選銷售金額大于10000元或小于1000元的記錄并排序 258
技巧234 篩選出銷售金額小于1000元或者銷售數(shù)量小于20個(gè)的記錄 260
技巧235 篩選成績表中成績排名前5位的學(xué)生 261
技巧236 篩選出各項(xiàng)培訓(xùn)成績都大于80分的記錄 261
技巧237 篩選出任意一門培訓(xùn)成績大于90分的記錄 262
技巧238 篩選出本月（周）銷售記錄 263
技巧239 篩選出開頭是指定文本的記錄 264
技巧240 篩選包含指定文本的所有記錄 265
技巧241 使用搜索篩選器篩選一類數(shù)據(jù) 266
技巧242 取消數(shù)據(jù)篩選 267
10.2 分類匯總技巧 267
技巧243 同時(shí)分類統(tǒng)計(jì)銷售總數(shù)量與銷售總金額 267
技巧244 多級分類匯總的應(yīng)用范例 269
技巧245 只顯示分類匯總的結(jié)果 271
技巧246 復(fù)制使用分類匯總的統(tǒng)計(jì)結(jié)果 271
10.3 數(shù)據(jù)透視分析 272
技巧247 選擇部分?jǐn)?shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)透視表 272
技巧248 不重建數(shù)據(jù)透視表只修改數(shù)據(jù)源 273
技巧249 調(diào)整行列字段獲取不同的統(tǒng)計(jì)結(jié)果 274
技巧250 快速更改數(shù)據(jù)透視表匯總方式 275
技巧251 統(tǒng)計(jì)各品牌商品銷售金額占總銷售金額的百分比 277
技巧252 統(tǒng)計(jì)成績表中指定分?jǐn)?shù)區(qū)間人數(shù) 277
技巧253 對考核成績按分?jǐn)?shù)段評定等級（手動(dòng)分組） 279
技巧254 使用切片器進(jìn)行篩選 280
技巧255 設(shè)置數(shù)據(jù)透視表以表格形式顯示 281
技巧256 在統(tǒng)計(jì)表的每個(gè)分級之間添加空白行 282
技巧257 更新數(shù)據(jù)源后刷新數(shù)據(jù)透視表 282
技巧258 將數(shù)據(jù)透視表轉(zhuǎn)換為普通表格 284
技巧259 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖直觀反映數(shù)據(jù) 285
技巧260 套用樣式快速美化數(shù)據(jù)透視圖 286
技巧261 篩選數(shù)據(jù)透視圖內(nèi)容 287
技巧262 快速查看數(shù)據(jù)系列明細(xì) 288
第11章　圖表應(yīng)用技巧 290
11.1 圖表新建技巧 290
技巧263 選擇不連續(xù)數(shù)據(jù)源建立圖表 290
技巧264 在原圖上更改圖表的數(shù)據(jù)源 290
技巧265 用迷你圖直觀比較一行或一列數(shù)據(jù) 292
技巧266 創(chuàng)建瀑布圖展示數(shù)據(jù)累計(jì)情況 293
技巧267 一鍵創(chuàng)建漏斗圖 294
技巧268 創(chuàng)建直方圖顯示數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果 295
技巧269 創(chuàng)建旭日圖顯示二級分類 296
技巧270 快速創(chuàng)建組合型圖表 297
技巧271 在原圖上更改圖表的類型 298
技巧272 快速向圖表中添加新數(shù)據(jù) 300
11.2 圖表優(yōu)化編輯技巧 301
技巧273 將垂直軸顯示在圖表正中位置 301
技巧274 快速添加數(shù)據(jù)標(biāo)簽 302
技巧275 為餅圖添加兩種類型數(shù)據(jù)標(biāo)簽 303
技巧276 分離餅圖中的強(qiáng)調(diào)扇面 304
技巧277 讓條形圖數(shù)據(jù)標(biāo)簽順序與數(shù)據(jù)源一致 304
技巧278 自動(dòng)繪制平均線 305
11.3 圖表美化及輸出 307
技巧279 套用樣式極速美化 307
技巧280 只保留必要元素 308
技巧281 圖表中對象的填色 309
技巧282 圖表中對象的邊框或線條樣式 310
技巧283 將建立的圖表轉(zhuǎn)換為靜態(tài)圖片 311
技巧284 Excel圖表應(yīng)用于Word分析報(bào)告 312
技巧285 PowerPoint演示文稿中使用Excel圖表 313